O conceito de Workgroup Computing abrange várias tecnologias e ferramentas

O conceito de Workgroup Computing abrange várias tecnologias e ferramentas de suporte ao trabalho em grupo que podem, porém, apresentar uma grande diversidade de aplicações e funcionalidades. As principais aplicações podem ser classificadas dentro das seguintes categorias:

Correio eletrônico: O correio eletrônico foi uma das primeiras e mais importantes ferramentas de Workgroup Computing, e é hoje uma das mais utilizadas. Permite a comunicação a nível local (dentro da empresa) e global (Internet), entre pessoas e grupos. Apresenta várias vantagens como rapidez, flexibilidade e capacidade de integração com outros aplicativos (editores de textos, planilhas, etc.).
Agenda eletrônica em grupo: A agenda eletrônica é uma ferramenta que permite a sobreposição de várias agendas pessoais, auxiliando na alocação de tempo e compromissos, como reuniões, de uma equipe. A maior vantagem desta ferramenta é a agilidade que oferece nos agendamentos de reuniões de grandes equipes.
Vídeo conferência: Este sistema permite a comunicação remota com recursos de áudio e vídeo. É de grande utilidade na redução de custos no trabalho de um equipe globalmente distribuída. Alé disso permite a realização de teleconferências e cursos à distância.
Sistema de apoio à decisão em grupo: É uma ferramenta que auxilia uma equipe na tomada de decisões, melhorando o aproveitamento das reuniões.
Sistemas de gerenciamento de documentos: Estes sistemas visam gerenciar documentos eletrônicos de forma a garantir a segurança, a organização e a consistência das informações. Para isso, estes sistemas fornecem recursos de busca rápida, controle de versão e status, anotações eletrônicas (redlines), entre outros (vide PDM).
Gerenciadores de fluxo de trabalho (Workflow): Sistemas de workflow são aqueles que automatizam um processo, acelerando o fluxo de tarefas e eliminando ações improdutivas. Devido à importância dos sistemas de Workflow esse tópico será detalhado a seguir.
Workflow
Workflow é a tecnologia que engloba um conjunto de ferramentas que permitem a automação do fluxo de trabalho. A principal função de um sistema Workflow no contexto de Workgroup Computing é a automação de um processo estruturado e a eliminação de tarefas improdutivas.

Um processo estruturado é aquele em que todas as suas etapas se repetem frequentemente de maneira parecida, e portanto pode ser programado para que as etapas ocorram automaticamente. Essa habilidade de um sistema Workflow de definir a seqüência de etapas que a informação deve passar é chamada de roteamento. O roteamento é definido por regras que estabelecem o próximo passo do processo, que pode acontecer de forma seqüencial, paralela ou condicional.

A implantação de um sistema Workflow apresenta várias dificuldades que variam desde uma adaptação cultural da empresa, adaptação à plataforma de hardware e software, análise de custo e benefício e na maioria das vezes um processo de reengenharia, ou seja, reestruturação do processo de negócio.

Entretanto, a maioria dos "cases" de implantação de Workflow apresentam resultados bastante convincentes. Entre os principais benefícios de uma aplicação de Workflow estão:

Controle do processo: fundamental para as empresas que buscam certificação ISO 9000 e QS 9000.
Produtividade: com a eliminação das tarefas improdutivas o processo diminui o gasto de tempo e aumenta os ganhos.
Padronização do processo: permite que as pessoas possam visualizar o processo e que as informações sejam organizadas.
Rastreabilidade: O status do processo pode ser identificado a qualquer momento permitindo a realização de auditorias.


A Solução da FIM
Na Fábrica Integrada Modelo está implementado uma solução de Workgroup Computing para apoiar o trabalho das equipes no processo de desenvolvimento de produtos. A aplicação está baseada em uma rede local de computadores e no sistema operanional Windows NT.

As principais ferramentas utilizadas são aplicativos comerciais, como o Microsoft Office, que a maioria das já empresas possuem. O objetivo é mostrar que mesmo com aplicações comuns é possível criar soluções mais sofisticadas. As ferramentas utilizadas são apresentadas a seguir.

O Microsoft Exchange é usado como gerenciador de correio eletrônico. Ele permite a comunicação entre as pessoas e a distribuição de informações para grupos de pessoas por meio de listas. Aplicativos como Word, associados ao Exchange dispõem um recurso que possibilita a edição de um documento por várias pessoas em lugares diferentes ao mesmo tempo. Um usuário distribui um documento base para o grupo e cada um faz anotações e envia o documento de volta. Ao receber todas as anotações o documento é compilado.

Computação Colaborativa - Workgroup Computing - é parte de um conceito que surgiu há muitos anos, chamado de Trabalho Cooperativo Suportado por Computador (CSCW – Computer Supported Cooperative Work). CSCW reúne um conjunto de técnicas, sistemas e tecnologias para utilização de computadores com a finalidade de prover suporte ao trabalho em grupo de pessoas que possuem um objetivo comum de negócio.

Este conceito só começou a ser popularizado nos últimos anos devido ao avanço da tecnologia da informação e de recursos como os computadores pessoais e as redes locais de computadores.

A Computação Colaborativa propõe uma maneira inovadora de se resolver os problemas citados inicialmente e fornecer novos recursos para suportar o trabalho em grupo. Os principais objetivos a ser atingir são:

Possibilitar o trabalho em grupo de pessoas separadas fisicamente;
Eliminar ações improdutivas no processo de negócio;
Melhorar a criação colaborativa de produtos do trabalho, como documentos, projetos, especificações, etc.;
Auxiliar na tomada de decisões;
Comunicar os membros dos grupos de trabalho sobre eventos importantes;
Fortalecer a sinergia entre os membros dos grupos de trabalho.
O conceito de Workgroup Computing abrange várias tecnologias e ferramentas de suporte ao trabalho em grupo que podem, porém, apresentar uma grande diversidade de aplicações e funcionalidades. As principais aplicações podem ser classificadas dentro das seguintes categorias:

Correio eletrônico: O correio eletrônico foi uma das primeiras e mais importantes ferramentas de Workgroup Computing, e é hoje uma das mais utilizadas. Permite a comunicação a nível local (dentro da empresa) e global (Internet), entre pessoas e grupos. Apresenta várias vantagens como rapidez, flexibilidade e capacidade de integração com outros aplicativos (editores de textos, planilhas, etc.).
Agenda eletrônica em grupo: A agenda eletrônica é uma ferramenta que permite a sobreposição de várias agendas pessoais, auxiliando na alocação de tempo e compromissos, como reuniões, de uma equipe. A maior vantagem desta ferramenta é a agilidade que oferece nos agendamentos de reuniões de grandes equipes.
Vídeo conferência: Este sistema permite a comunicação remota com recursos de áudio e vídeo. É de grande utilidade na redução de custos no trabalho de um equipe globalmente distribuída. Alé disso permite a realização de teleconferências e cursos à distância.
Sistema de apoio à decisão em grupo: É uma ferramenta que auxilia uma equipe na tomada de decisões, melhorando o aproveitamento das reuniões.
Sistemas de gerenciamento de documentos: Estes sistemas visam gerenciar documentos eletrônicos de forma a garantir a segurança, a organização e a consistência das informações. Para isso, estes sistemas fornecem recursos de busca rápida, controle de versão e status, anotações eletrônicas (redlines), entre outros (vide PDM).
Gerenciadores de fluxo de trabalho (Workflow): Sistemas de workflow são aqueles que automatizam um processo, acelerando o fluxo de tarefas e eliminando ações improdutivas. Devido à importância dos sistemas de Workflow esse tópico será detalhado